التوقيع الإلكتروني: متى يكون صالحاً قانونياً في هولندا؟

بموجب المادة 3:15أ من القانون المدني الهولندي، يتمتع التوقيع الإلكتروني بنفس الأثر القانوني للتوقيع الخطي. وينطبق هذا الأمر مباشرةً على التوقيع الإلكتروني المؤهل؛ أما التوقيع الإلكتروني المتقدم أو البسيط فلا يتمتع بهذا الأثر إلا إذا كانت طريقة التوقيع موثوقة بدرجة كافية، مع مراعاة غرض التوقيع وجميع الظروف الأخرى.

لذا، لا يفرض القانون الهولندي والأوروبي تقنية محددة، بل يضعان معيارًا للموثوقية يتناسب مع طبيعة المعاملة. بعض المعاملات، مثل نقل ملكية منزل أو أسهم في شركة ذات مسؤولية محدودة، لا يمكن توقيعها إلكترونيًا على الإطلاق لأنها تتطلب سندًا موثقًا.

لماذا يُعد معيار الموثوقية مهماً؟

نادراً ما يؤدي التوقيع غير المكتمل إلى إبطال العقد، ولكنه يُضعف الأدلة. وبموجب المادة 6:217 من القانون المدني الألماني، يُبرم العقد بالإيجاب والقبول، وفي معظم الحالات لا يُشترط وجود توقيع على الإطلاق.

إنّ ما يُكلّفك إياه التوقيع الضعيف هو موقفك في المحكمة. فإذا أنكر الطرف الآخر التوقيع، وكان سجلّك الوحيد هو عنوان بريد إلكتروني ونقرة زر، فعليك إثبات أن هذا الشخص قد وقّع وكان ينوي الالتزام. وبموجب المادة 159(2) من قانون الإجراءات المدنية الهولندي، لا يُثبت سندٌ خاصٌّ موقّعٌ أيّ شيء ما لم يتمّ تتبّع التوقيع المنكر إلى الموقّع.

لذا، ينبغي أن يتناسب الجهد المبذول في عملية التحقق من صحة المستند مع مدى إمكانية الاطلاع عليه. فالموافقة الداخلية، وتأكيد الطلب الروتيني، وعقد الإيجار لمدة خمسة عشر عامًا لا تتطلب نفس القدر من التدقيق. وتوضح ملاحظتنا حول الالتزامات القانونية هذا الأمر في سياقه الأوسع.

ما هي القواعد الأوروبية والهولندية التي تنطبق؟

الأساس هو اللائحة (الاتحاد الأوروبي) رقم 910/2014، لائحة eIDAS، التي تم تطبيق قواعدها المتعلقة بالتوقيعات الإلكترونية منذ 1 يوليو 2016. تشير المادة 3:15a BW إلى هذه اللائحة وتربطها بقانون الإثبات الهولندي.

ينص نظام eIDAS على أنه لا يجوز رفض أي توقيع من الناحية القانونية أو قبوله كدليل لمجرد كونه إلكترونياً أو لعدم استيفائه الشروط. ويتمتع التوقيع الإلكتروني المستوفي للشروط بنفس الأثر القانوني للتوقيع الخطي في جميع الدول الأعضاء في الاتحاد الأوروبي.

عدّلت اللائحة (الاتحاد الأوروبي) 2024/1183، السارية منذ 20 مايو 2024، لائحة eIDAS وأدخلت محفظة الهوية الرقمية الأوروبية. ويتعين على الدول الأعضاء توفير هذه المحفظة اعتبارًا من نهاية عام 2026 تقريبًا، ومن المتوقع أن تصبح وسيلة شائعة لإثبات الهوية عند التوقيع.

ماذا تقول المادة 3:15أ من قانون الأعمال؟

تنص المادة 3:15أ من القانون المدني على أن التوقيع المؤهل له نفس أثر التوقيع الخطي. أما التوقيع الإلكتروني المتقدم أو البسيط، فلا يكون له نفس الأثر إلا إذا كانت الطريقة المستخدمة موثوقة بدرجة كافية، مع مراعاة غرض التوقيع وجميع الظروف الأخرى المتعلقة بالحالة.

لذا، فإن التوقيع البسيط ليس باطلاً. يبقى التوقيع غير مثبت حتى تثبت صحته، وتقرر المحكمة ما إذا كانت طريقة التوقيع موثوقة بما يكفي لهذا المستند. في العقود التجارية، يمكن الاتفاق مسبقاً على طريقة التوقيع التي يقبلها الطرفان، مما يقلل من احتمالية نشوب نزاع لاحق حول موثوقية التوقيع.

متى يتم إغلاق المسار الإلكتروني؟

تتطلب بعض المعاملات عقدًا موثقًا رسميًا ولا يمكن إتمامها بأي توقيع إلكتروني. يتطلب نقل ملكية العقارات عقدًا موثقًا رسميًا بموجب المادة 3:89 من القانون المدني الهولندي، ويتطلب نقل الأسهم في شركة ذات مسؤولية محدودة عقدًا موثقًا أمام كاتب عدل هولندي بموجب المادة 2:196 من القانون المدني الهولندي.

تخضع اتفاقية ما قبل الزواج والوصية لنفس الإجراءات التوثيقية؛ فالتوثيق إلزامي فيهما. أما في الحالات التي يشترط فيها القانون وجود عقد مكتوب فقط، فإن المادة 6:227أ من القانون المدني الألماني تقبل العقد الإلكتروني إذا كان بإمكان الأطراف الاطلاع عليه، وكانت صحته مضمونة بشكل كافٍ، ويمكن تحديد وقت إبرامه وهوية الأطراف بدرجة كافية من اليقين.

تنص المادة 6:227أ(2) من القانون المدني الألماني على استثناء العقود التي يشترط القانون فيها تدخل محكمة أو هيئة عامة أو متخصص ذي مهمة عامة. لذا، فإن الخطوة الأولى دائمًا هي التحقق مما إذا كانت وثيقتك تتطلب توثيقًا من كاتب عدل، أو كتابةً، أو لا تتطلب أيًا منهما.

ما قيمة مستويات التوقيع الثلاثة؟

يُميّز نظام eIDAS ثلاثة مستويات، ويكمن الاختلاف بينها في الأدلة. التوقيع الإلكتروني البسيط هو أي بيانات إلكترونية تُستخدم للتوقيع: اسم مكتوب، أو نقرة على زر "موافق"، أو صورة ممسوحة ضوئيًا للتوقيع.

التوقيع الإلكتروني المتقدم مرتبط بشكل فريد بالموقّع، ويحدد هويته، ويُنشأ باستخدام بيانات تحت سيطرته الكاملة، ويرتبط بالمستند بحيث يمكن اكتشاف أي تغيير لاحق. أما التوقيع الإلكتروني المؤهل فهو توقيع متقدم يُنشأ باستخدام جهاز إنشاء توقيع مؤهل، ويستند إلى شهادة معتمدة من مزود خدمة موثوق به مدرج في قائمة الاتحاد الأوروبي للجهات الموثوقة.

لا يُعتدّ قانونًا إلا بالتوقيع المؤهل الذي يُعادل التوقيع المكتوب بخط اليد. أما بالنسبة للمستويين الآخرين، فتُطبّق المحكمة معيار الموثوقية المنصوص عليه في المادة 3:15أ من القانون المدني الألماني. يُنصح باستخدام التوقيعات البسيطة في حال كانت المخاطر ضئيلة والعلاقة قائمة؛ بينما يُنصح باستخدام التوقيعات المتقدمة على الأقل في العقود ذات القيمة العالية أو طويلة الأجل، ومع الأطراف المقابلة غير المألوفة.

ما الذي يثبته التوقيع في الإجراءات القانونية الهولندية؟

يُعدّ العقد الخاص الموقّع (onderhandse akte) دليلاً قاطعاً (dwingend bewijs) بين الأطراف على البيانات الواردة فيه، بموجب المادة 157(2) من قانون العقوبات. إذا أنكر الطرف الآخر التوقيع بشكل قاطع، فإن المادة 159(2) من قانون العقوبات تُبطل هذا الدليل حتى تثبت مصدر التوقيع.

مع التوقيع المعتمد، يصبح إثبات الهوية بسيطًا لأن الشهادة وبيانات التدقيق تحدد هوية الموقع. أما مع التوقيع العادي، فيعتمد كل شيء على ما سجلته منصة التوقيع في ذلك الوقت، ولا يمكن استعادة هذا السجل لاحقًا.

كيف تثبت الهوية والنية والنزاهة؟

تُثبت هويتك من خلال ما يسجله النظام قبل تطبيق التوقيع. لا يُثبت رابط البريد الإلكتروني سوى التحكم في صندوق البريد؛ أما استخدام عامل ثانٍ عبر الهاتف، أو معاملة مصرفية موثقة، أو التحقق من الهوية عبر الفيديو، أو شهادة معتمدة، فيرفع مستوى التحقق ويُسجل بياناتك.

عندما يتشارك عدة أشخاص في بيانات تسجيل دخول واحدة خاصة بالقسم، لا تثبت العملية هوية الشخص الذي قام بالتوقيع. هذا ثغرة متكررة في ملفات التوظيف والمشتريات، وهي تحديدًا النقطة التي ستختبرها المحكمة بموجب المادة 159(2) من قانون الإجراءات المدنية.

يُظهر الفعلُ النيةَ: فتحُ المستند، وتصفحُه، واختيارُ توقيعِ النسخةِ المعروضة. وتُوفّرُ لكَ منصةٌ تُسجّلُ تجزئةَ المستند، والوقت، وطريقةَ المصادقةِ المُستخدمة، وتسلسلَ الخطوات، هذا الدليل. أما السلامةُ فهي الجانبُ التقني: فالمستندُ المُختومُ يُظهرُ أيَّ تغييرٍ لاحق، لذا فإنَّ أيَّ تصحيحٍ بعدَ التوقيعِ يتطلّبُ جولةَ توقيعٍ جديدة.

ما هي المدة التي يجب عليك الاحتفاظ فيها بسجل التدقيق؟

احتفظ بسجل التدقيق مع المستند الموقّع لمدة لا تقل عن مدة الاحتفاظ بالسجلات الأصلية. وبموجب المادة 52(4) من قانون الضرائب العامة للدولة، يتعين على الشركات الاحتفاظ بسجلاتها الضريبية لمدة سبع سنوات.

يجب أن يُظهر سجل التدقيق هوية المدعوين، ومن قام بفتح المستند، وكيفية التحقق من هويتهم، ووقت التوقيع، ونتيجة التحقق من أي شهادة وقت التوقيع. ولأن الشهادات تنتهي صلاحيتها، فإن التوقيع يبقى قابلاً للتحقق بعد ذلك فقط إذا تم تسجيل عملية التحقق وقتها.

أين تكمن المشكلة في التوقيعات الإلكترونية؟

تتبع معظم حالات الفشل أربعة أنماط. أولها عدم تطابق بين المصادقة المستخدمة وقيمة المستند، مثل التوقيع بالنقر على عقد بقيمة سنة من الإيرادات.

أما الثاني فهو صندوق بريد أو حساب مشترك، مما يجعل من المستحيل ربط التوقيع بشخص. والثالث هو مُوقِّع غير مخوّل بإلزام الشركة: تحقق من هوية من يحق له تمثيل الشركة في غرفة التجارة (KVK) سجل المعاملات التجارية قبل التوقيع، وليس بعده. أما الرابع فهو سجل غير مكتمل، حيث ينتهي اشتراك المنصة وتختفي بيانات التدقيق معه.

قبل توقيع أي عقد ، اتفقوا على مستوى التوقيع المطلوب ومن يحق له استخدامه من كل طرف. وفي حال توقيع شخص نيابةً عن شخص آخر، وثّقوا التوكيل الرسمي بنفس دقة توثيق التوقيع نفسه.

ما هي الوثائق التي تحتاج إلى عناية خاصة؟

بعض البنود لا تُعتبر سارية المفعول إلا إذا تم الاتفاق عليها كتابةً. فبموجب المادة 7:652(2) من القانون المدني الألماني، يجب الاتفاق كتابةً على فترة التجربة، وبموجب المادة 7:653 من القانون المدني الألماني، لا يكون شرط عدم المنافسة ساري المفعول إلا إذا تم الاتفاق عليه كتابةً مع موظف بالغ.

لا يُعتبر عقد العمل المُبرم عبر بوابة الموارد البشرية مُستوفياً لشرط الشكل الكتابي إلا إذا استوفى المادة 6:227أ من اللائحة التنفيذية: حيث يُمكن للموظف الاطلاع على نص العقد وتحديد وقت التوقيع. بالنسبة للأطراف المقابلة خارج الاتحاد الأوروبي، يُرجى التحقق من إمكانية الاعتراف بالتوقيع هناك، لأن قاعدة التكافؤ في لائحة eIDAS لا تُغطي إلا الاتحاد الأوروبي.

كيف يمكنك إعداد عملية توقيع فعّالة؟

يمكن تلخيص سياسة التوقيع العملية في صفحة واحدة. صنف مستنداتك إلى ثلاثة مستويات، واربط كل مستوى بمستوى توقيع محدد، وحدد من يحق له التوقيع في كل مستوى، وأرشف سجل التدقيق مع المستند، واذكر المعاملات التي يجب توثيقها لدى كاتب عدل وفقًا للمادتين 3:89 و2:196 من قانون المعاملات التجارية.

اختبر السياسة مقابل عقودك القياسية الخاصة ومقابل العقود التي يطلب منك أكبر شركائك توقيعها. عادةً ما تحمل المجموعة الثانية أكبر قدر من المخاطر، لأنك لا تتحكم في منصة التوقيع الخاصة بهم أو سجلاتها.

ما الذي يجب عليك التحقق منه قبل الاعتماد على التوقيع الإلكتروني؟

سواءً وقّعتَ بنفسك أو طلبت من شخص آخر التوقيع، فإنّ نفس الإجراءات تنطبق. قم بها قبل بدء جولة التوقيع.

• تحقق مما إذا كانت الوثيقة تتطلب عقدًا موثقًا (العقارات، أسهم الشركات المساهمة) أو شكلًا كتابيًا فقط بموجب المادة 6:227أ من القانون المدني الألماني.
• اختر مستوى التوقيع (بسيط، متقدم، أو مؤهل) الذي يتناسب مع قيمة ومدة العقد.
• تحقق في KVK سجل تجاري يسمح لكل موقع بتمثيل الشركة.
• تأكد من أن المنصة تسجل عمليات التحقق من الهوية والطوابع الزمنية وتجزئة المستند.
• قم بأرشفة سجل التدقيق مع العقد لمدة سبع سنوات على الأقل.
• بالنسبة للطرف المقابل خارج الاتحاد الأوروبي، تأكد من أن التوقيع سيتم الاعتراف به في ذلك البلد.

ما الذي يمكننا تقديمه لكم فيما يتعلق بالتوقيعات الإلكترونية؟

يعمل محامونا المتخصصون في تكنولوجيا المعلومات ومحامو العقود على التوقيع الإلكتروني للشركات.

• نقوم بمراجعة سياسة التوقيع الخاصة بك ونربط كل نوع من أنواع العقود بمستوى التوقيع المناسب.
• نتحقق مما إذا كان من الممكن توقيع عقد معين إلكترونياً أم أنه يحتاج إلى كاتب عدل.
• نقوم بمراجعة البنود التي تتطلب شكلاً مكتوباً، مثل فترات الاختبار وبنود عدم المنافسة.
• نقوم بتقييم سجل التدقيق والأدلة عندما ينكر الطرف الآخر توقيعه.
• نتولى إجراءات التقاضي التي يتم فيها الطعن في صحة التوقيع الإلكتروني.

ملخص

• بموجب المادة 3:15أ من القانون المدني الألماني، فإن التوقيع الإلكتروني المؤهل يعادل التوقيع المكتوب بخط اليد؛ والتوقيعات الإلكترونية الأخرى تفعل ذلك إذا كانت الطريقة موثوقة بدرجة كافية.
• إذا أنكر الطرف الآخر التوقيع، فإن المادة 159 (2) Rv تتطلب منك إثبات مصدره.
• تتطلب عمليات نقل الملكية العقارية ونقل أسهم الشركات ذات المسؤولية المحدودة سندًا موثقًا رسميًا ولا يمكن توقيعها إلكترونيًا.
• يمكن استيفاء متطلبات الشكل الكتابي إلكترونياً بموجب شروط المادة 6:227أ من القانون المدني الألماني.
• احتفظ بسجل التدقيق مع العقد؛ يجب الاحتفاظ بالسجلات المتعلقة بالضرائب لمدة سبع سنوات.

الأسئلة المتكررة