قانون التسجيل الإلكتروني في السجلات التجارية: كيف تتحرك الحكومة مع الزمن
المقدمة
إن مساعدة العملاء الدوليين الذين لديهم أعمال في هولندا تشكل جزءًا من ممارستي اليومية. ففي نهاية المطاف، تعد هولندا بلدًا رائعًا لإدارة الأعمال التجارية، ولكن تعلم اللغة أو التعود على ممارسات الأعمال الهولندية قد يكون في بعض الأحيان معقدًا بالنسبة للشركات الأجنبية. لذلك، غالبًا ما يكون تقديم يد المساعدة أمرًا موضع تقدير. يتراوح نطاق مساعدتي من المساعدة في المهام المعقدة إلى المساعدة في التواصل مع السلطات الهولندية.
لقد تلقيت مؤخرًا سؤالاً من أحد العملاء لشرح ما ورد بالضبط في رسالة من غرفة التجارة الهولندية. كانت هذه الرسالة البسيطة، رغم أهميتها ومعلوماتها، تتناول شيئًا جديدًا في تقديم البيانات المالية، والذي لن يكون ممكنًا قريبًا إلا إلكترونيًا. كانت الرسالة نتيجة لرغبة الحكومة في مواكبة العصر، والاستفادة من مزايا تبادل البيانات إلكترونيًا وإدخال طريقة موحدة للتعامل مع هذه العملية المتكررة سنويًا.
ولهذا السبب، يتعين إيداع البيانات المالية إلكترونيًا اعتبارًا من السنة المالية 2016 أو 2017، كما هو منصوص عليه في قانون الإيداع الإلكتروني في السجلات التجارية، والذي تم تقديمه مع قرار الإيداع الإلكتروني في السجلات التجارية؛ والذي ينص الأخير على قواعد إضافية مفصلة. إنه لأمر طويل، ولكن ما الذي يستلزمه هذا القانون والقرار بالضبط؟
حينئذ و الأن
في السابق، كان من الممكن إيداع البيانات المالية في غرفة التجارة إلكترونيًا وعلى الورق. لا يزال القانون المدني الهولندي يعرف إلى حد كبير الأحكام القائمة على الإيداع على الورق. في الوقت الحاضر، يمكن اعتبار هذه الطريقة قديمة وقد فوجئت قليلاً بعدم ظهور هذا التطور في وقت سابق. ليس من الصعب أن نتخيل أن تقديم البيانات المالية على الورق له الكثير من العيوب مقارنة بالتقديم الإلكتروني لهذه المستندات عند النظر من منظور التكلفة والوقت.
ولنتأمل هنا تكاليف الورق والتكاليف والوقت اللازمين لوضع البيانات السنوية على الورق وتقديمها ــ أيضا على الورق ــ إلى غرفة التجارة، التي يتعين عليها بعد ذلك معالجة هذه الوثائق المكتوبة، ناهيك عن الوقت والتكاليف التي تنشأ عند السماح لمحاسب بصياغة أو التحقق من هذه البيانات المالية (غير الموحدة).
لذلك، اقترحت الحكومة الاستفادة من "SBR" (اختصار لـ: Standard Business Report)، وهي طريقة إلكترونية موحدة لإنشاء وتقديم المعلومات والمستندات المالية، استنادًا إلى كتالوج البيانات (التصنيف الهولندي). يحتوي هذا الكتالوج على تعريفات للبيانات، والتي يمكن استخدامها لإنشاء البيانات المالية.
ومن بين المزايا الأخرى لطريقة SBR أنها لن تبسط تبادل البيانات بين الشركة وغرفة التجارة فحسب، بل ستصبح عملية تبادل البيانات مع أطراف ثالثة أسهل أيضًا نتيجة للتوحيد القياسي. تستطيع الشركات الصغيرة بالفعل تقديم البيانات السنوية إلكترونيًا من خلال استخدام طريقة SBR منذ عام 2007. وبالنسبة للشركات المتوسطة والكبيرة، تم تقديم هذه الإمكانية في عام 2015.
لذا ، ومتى ولمن؟
أوضحت الحكومة أن الإجابة على هذا السؤال هي حالة نموذجية من "مسائل الحجم". ستكون الشركات الصغيرة ملزمة بتقديم البيانات المالية إلكترونيًا من خلال SBR اعتبارًا من السنة المالية 2016 فصاعدًا. كبديل، تتمتع الشركات الصغيرة التي (تصوغ) وتقدم البيانات المالية بنفسها بإمكانية إيداع البيانات من خلال خدمة مجانية عبر الإنترنت - خدمة "zelf deponeren jaarrekening" - والتي تعمل منذ عام 2014.
تتمثل ميزة هذه الخدمة في عدم الحاجة إلى شراء برنامج "متوافق مع SBR". ستحتاج الشركات المتوسطة الحجم إلى تقديم البيانات المالية من خلال SBR اعتبارًا من السنة المالية 2017 فصاعدًا. كما سيتم تقديم خدمة بديلة مؤقتة عبر الإنترنت لهذه الشركات ("opstellen jaarrekening") من خلال هذه الخدمة، يمكن للشركات المتوسطة الحجم صياغة البيانات المالية بنفسها بتنسيق XBRL. بعد ذلك يمكن تقديم هذه البيانات من خلال بوابة إلكترونية ("Digipoort"). وهذا يعني أن الشركة لن تضطر بالضرورة إلى شراء برنامج "متوافق مع SBR" على الفور.
ستكون هذه الخدمة مؤقتة وستتوقف بعد خمس سنوات، اعتبارًا من عام 2017. ولا يوجد التزام على الشركات الكبيرة والمجموعات المتوسطة الحجم بتقديم البيانات المالية من خلال SBR حتى الآن. وذلك لأن هذه الشركات عليها التعامل مع مجموعة معقدة للغاية من المتطلبات. ومن المتوقع أن تتاح لهذه الشركات الفرصة للاختيار بين التقديم من خلال SBR أو التقديم من خلال تنسيق أوروبي محدد اعتبارًا من عام 2019 فصاعدًا.
لا قواعد بدون استثناءات
لن تكون القاعدة قاعدة إذا لم يكن هناك استثناءات. ثانياً، على وجه التحديد. لا تنطبق القواعد الجديدة المتعلقة بتقديم البيانات المالية على الكيانات القانونية والشركات التي لديها مكتب مسجل خارج هولندا، والتي، بناءً على Handelsregisterbesluit 2008 (قرار السجل التجاري 2008)، ملزمة بتقديم المستندات المالية إلى غرفة التجارة، بقدر ما وفي الشكل الذي يجب الكشف عنه بهذه المستندات في بلد المكتب المسجل.
الاستثناء الثاني مخصص للجهات المصدرة كما هو محدد في المادة 1:1 من قانون الرقابة المالية والشركات التابعة للجهات المصدرة، في حالة كون هذه الجهات هي الجهات المصدرة نفسها. الجهة المصدرة هي أي شخص يرغب في إصدار أوراق مالية أو يعتزم إصدار أوراق مالية.
نقاط أخرى من الاهتمام
ولكن هذا ليس كل شيء. إذ يتعين على الكيانات القانونية نفسها أن تأخذ بعين الاعتبار بعض الجوانب الإضافية ذات الأهمية. ومن بين هذه الجوانب حقيقة أن الكيان القانوني سيظل مسؤولاً عن تقديم البيانات المالية وفقاً لقواعد المحاسبة العامة. القانونويعني هذا، من بين أمور أخرى، أن البيانات المالية يجب أن تكون قادرة على خلق مثل هذه الرؤية التي تمكن من تقييم الوضع المالي للكيان القانوني بشكل كافٍ.
لذلك أنصح كل شركة بالتحقق بعناية من البيانات الواردة في البيانات المالية قبل تقديمها في جميع الأوقات. وأخيرًا وليس آخرًا، انتبه إلى حقيقة مفادها أن رفض تقديم البيانات بالطريقة المنصوص عليها يشكل جريمة بموجب قانون الجرائم الاقتصادية. ومن المناسب جدًا أن يتم التأكيد على أنه يمكن استخدام البيانات المالية التي تم إنشاؤها من خلال طريقة SBR من قبل اجتماع المساهمين لتأسيس هذه البيانات. كما يمكن أن تخضع هذه الحسابات للتدقيق من قبل محاسب وفقًا للمادة 2:393 من القانون المدني الهولندي.
خاتمة
مع تطبيق قانون التسجيل الإلكتروني في السجلات التجارية والقرار المرتبط به ، أظهرت الحكومة قطعة جميلة من التقدمية. ونتيجة لذلك ، سيصبح من الضروري للشركات الصغيرة والمتوسطة أن تقوم بإيداع البيانات المالية إلكترونياً من عامي 2016 و 2017 على التوالي ، ما لم تقع الشركة في نطاق أحد الاستثناءات. المزايا عديدة. ومع ذلك ، أنصح جميع الشركات بالحفاظ على ذكائها لأن المسؤولية النهائية لا تزال تقع على عاتق الشركات الملزمة بتقديم نفسها ، وكمدير للشركة ، فأنت بالتأكيد لا تريد أن تترك التعامل مع العواقب.
الإتصال
إذا كانت لديك أي أسئلة أو تعليقات أخرى بعد قراءة هذه المقالة، فلا تتردد في الاتصال بالسيد روبي فان كيرسبيرجن، المحامي في Law & More بواسطة [البريد الإلكتروني محمي] أو السيد توم ميفيس، المحامي في Law & More بواسطة [البريد الإلكتروني محمي] أو اتصل بنا على +31 (0)40-3690680.
