يجب على صاحب العمل الاحتفاظ بسجلات موظفيه، وفي الوقت نفسه لا يجوز له معالجة سوى البيانات الشخصية الضرورية لعلاقة العمل. ويجتمع هذان الالتزامان في ملف الموظف، ويبقى السؤال العملي نفسه دائمًا: ما الذي يُسمح بإدخاله، وما الذي لا يُسمح به، ومدة بقائه في الملف.
ما يمكن الاحتفاظ به
البيانات اللازمة لتنفيذ عقد العمل والامتثال للالتزامات القانونية: تفاصيل الاسم والعنوان، تاريخ الميلاد، رقم الخدمة المدنية، نسخة من وثيقة الهوية التي تم التحقق منها عند بدء العمل، العقد وتعديلاته، بيانات الراتب وكشوف المرتبات، التقييمات والمراسلات المتعلقة بالأداء، سجلات التدريب، تواريخ الغياب، والسجلات المتعلقة بالإنذارات أو المسائل التأديبية.
يُحفظ رقم الخدمة المدنية ونسخة من وثيقة الهوية في الملف لأن قوانين الضرائب والضمان الاجتماعي تلزم بذلك؛ وهذا الإلزام نفسه هو ما يجعلهما قانونيين. ولا يُسمح بطلب نسخة من وثيقة الهوية لأي غرض آخر.
ما لا يجوز الاحتفاظ به
تُعدّ البيانات الصحية الفخ الرئيسي. فعندما يُبلغ الموظف عن مرضه، قد يُسجّل صاحب العمل غيابه، وتاريخه، ومدة الغياب المتوقعة، بالإضافة إلى ما يُمكن للموظف فعله وما لا يُمكنه فعله في العمل، وأي تعديلات مطلوبة. وقد لا يُسجّل صاحب العمل طبيعة المرض، أو تشخيصه، أو علاجه، أو الأدوية التي يتناولها، حتى لو أفصح عنها الموظف طواعيةً. فهذه المعلومات تخص طبيب الشركة، الذي يحتفظ بملف منفصل لا يُمكن لصاحب العمل الوصول إليه.
كما أن البيانات المتعلقة بالدين والرأي السياسي وعضوية النقابات العمالية والأصل العرقي والميول الجنسية غير مناسبة بنفس القدر، ما لم ينطبق استثناء قانوني محدد؛ والملاحظات المتعلقة بالحياة الخاصة للموظف والتي لا علاقة لها بالعمل؛ والانطباعات الشخصية غير المنظمة التي يسجلها المديرون، والتي يحق للموظفين رؤيتها والتي تُقرأ بشكل مختلف تمامًا في حالة النزاع عما كانت عليه عند كتابتها.
ما هي المدة التي يمكن فيها الاحتفاظ بالبيانات؟
لا يحدد النظام العام لحماية البيانات فترات زمنية ثابتة؛ فالقاعدة هي أنه لا يجوز الاحتفاظ بالبيانات لفترة أطول من اللازم. عمليًا، يُستخدم مساران: تُحذف معظم بيانات الموظفين في غضون عامين تقريبًا من انتهاء الخدمة، بينما تُحفظ البيانات المطلوبة لأغراض ضريبية - سجلات الرواتب، ونسخة من بطاقة الهوية، وبيان ضريبة الأجور - لمدة سبع سنوات، لأن مصلحة الضرائب تشترط ذلك.
تُتلف طلبات المرشحين غير المقبولين عادةً خلال أربعة أسابيع، أو لمدة تصل إلى عام بموافقة المرشح. إن وضع جدول زمني للاحتفاظ بالوثائق يحدد هذه الفترات لكل فئة، ويُطبق فعلياً، هو ما يحوّل الامتثال من مجرد طموح إلى دليل ملموس.
حقوق الموظف
للموظفين الحق في الاطلاع على ملفاتهم، وتصحيح البيانات غير الدقيقة، وفي ظروف محددة، حذف البيانات. يُعد طلب الاطلاع حقًا مكفولًا، وليس عملًا عدائيًا، ويجب الرد عليه في غضون شهر. عمليًا، غالبًا ما تصل هذه الطلبات في بداية نزاع، وهو ما يُعد سببًا وجيهًا للاحتفاظ بالملفات التي يمكن عرضها دون حرج.
قائمة التحقق العملية
احتفظ بملف واحد لكل موظف ذي بنية محددة، بحيث يكون محتواه واضحًا. قيّد الوصول إليه على من يحتاجون إليه، وسجّل أسماء من لديهم صلاحية الوصول. احتفظ ببيانات الإجازات المرضية لدى طبيب الشركة، بعيدًا عن ملف الموظف. طبّق فترات الاحتفاظ بالبيانات في تاريخ ثابت كل عام، بدلًا من تطبيقها على كل حالة على حدة. وسجّل كل ذلك في سجل المعالجة، وهو أول وثيقة تطلبها جهة الإشراف.
نصائح
نقوم بمراجعة ممارسات ملفات الموظفين، وصياغة جداول الاحتفاظ بالملفات وبيانات الخصوصية الخاصة بهم، ونقدم المشورة في حال ورود طلب الوصول إلى الملفات أثناء نزاع ما. يرجى التواصل معنا. Law & Moreيعمل محامونا المتخصصون في قضايا العمل والخصوصية معًا على هذه المسائل.
