قانون التسجيل الإلكتروني في السجلات التجارية

قانون التسجيل الإلكتروني في السجلات التجارية: كيف تتحرك الحكومة مع الزمن

المُقدّمة

إن مساعدة العملاء الدوليين الذين لديهم عمل في هولندا هو جزء من ممارستي اليومية. بعد كل شيء ، هولندا بلد عظيم لممارسة الأعمال التجارية فيه ، ولكن تعلم اللغة أو التعود على ممارسات الأعمال الهولندية يمكن أن يكون معقدًا في بعض الأحيان للشركات الأجنبية. لذلك ، غالبًا ما يتم تقدير يد المساعدة. نطاق مساعدتي يتراوح من المساعدة في المهام المعقدة ، إلى المساعدة في التواصل مع السلطات الهولندية. تلقيت مؤخرًا سؤالًا من أحد العملاء لشرح ما ورد بالضبط في رسالة من غرفة التجارة الهولندية. تتعلق هذه الرسالة البسيطة ، على الرغم من أهميتها وإعلامها ، بالحداثة في إيداع البيانات المالية ، والتي لن تكون متاحة إلا إلكترونيًا قريبًا. كانت الرسالة نتيجة لرغبة الحكومة في التحرك مع الزمن ، والاستفادة من مزايا التبادل الإلكتروني للبيانات وإدخال طريقة موحدة للتعامل مع هذه العملية المتكررة سنويًا. لهذا السبب يجب إيداع البيانات المالية إلكترونياً من السنة المالية 2016 أو 2017 ، على النحو المجسد في الرطب الرطب في مقابض السجلات langs elektronische weg (قانون التسجيل الإلكتروني في السجلات التجارية) ، والذي تم تقديمه مع Besluit elektronische إلغاء تسجيل السجلات (قرار بشأن التسجيل الإلكتروني في السجلات التجارية) ؛ توفر الأخيرة قواعد إضافية مفصلة. لا بأس به ، ولكن ما الذي ينطوي عليه هذا القانون والقرار بالضبط؟

حينئذ و الأن

في السابق كان بالإمكان إيداع البيانات المالية في غرفة التجارة إلكترونيا وعلى الورق. لا يزال القانون المدني الهولندي يعرف إلى حد كبير الأحكام القائمة على الإيداع على الورق. في الوقت الحاضر ، يمكن رؤية هذه الطريقة على أنها عفا عليها الزمن ، وقد فوجئت قليلاً في الواقع بأن هذا التطور لم ينشأ في وقت سابق. ليس من الصعب أن نتصور أن إيداع البيانات المالية على الورق له الكثير من العيوب مقارنة بالإيداع الإلكتروني لهذه المستندات عند النظر من منظور التكلفة والوقت. فكر في تكاليف الورق والتكاليف والوقت اللازم لوضع الكشوف السنوية على الورق وتقديمها - أيضًا على الورق - إلى الغرفة التجارية ، التي عليها بعد ذلك معالجة هذه المستندات المكتوبة ، دون ذكر الوقت والتكاليف التي تنشأ عند ترك مسودة محاسب أو التحقق من هذه البيانات المالية (غير الموحدة). لذلك ، اقترحت الحكومة استخدام "SBR" (اختصارًا لـ: تقرير الأعمال القياسي) ، وهو طريقة إلكترونية موحدة لإنشاء وتقديم المعلومات والوثائق المالية ، استنادًا إلى كتالوج البيانات (The Taxonomie) الهولندي. يحتوي هذا الكتالوج على تعريفات للبيانات ، والتي يمكن استخدامها لإنشاء البيانات المالية. ميزة أخرى لطريقة SBR هي أنه ليس فقط سيتم تبسيط تبادل البيانات بين الشركة وغرفة التجارة ، ولكن نتيجة للتوحيد القياسي ، يصبح تبادل البيانات مع أطراف ثالثة أسهل أيضًا. يمكن للشركات الصغيرة بالفعل تقديم كشوف الحسابات السنوية إلكترونيًا من خلال استخدام طريقة SBR منذ عام 2007. بالنسبة للشركات المتوسطة الحجم والكبيرة ، تم تقديم هذه الإمكانية في عام 2015.

لذا ، ومتى ولمن؟

أوضحت الحكومة أن الإجابة على هذا السؤال هي حالة نموذجية من "مسائل الحجم". ستكون الشركات الصغيرة ملزمة بتقديم البيانات المالية إلكترونيًا من خلال SBR من السنة المالية 2016 وما بعدها. كبديل ، يمكن للشركات الصغيرة (التي تقوم بصياغة و) تقديم البيانات المالية نفسها ، إمكانية إيداع البيانات من خلال خدمة مجانية عبر الإنترنت - خدمة "zelf deponeren jaarrekening" - والتي تعمل منذ عام 2014. ميزة هذا الخدمة هي أنه لن يتعين على المرء شراء برنامج "متوافق مع SBR". ستحتاج الشركات متوسطة الحجم إلى تقديم البيانات المالية من خلال SBR من السنة المالية 2017 فصاعدًا. كما سيتم تقديم خدمة مؤقتة بديلة عبر الإنترنت لهذه الشركات ("opstellen jaarrekening"). من خلال هذه الخدمة ، يمكن للشركات المتوسطة الحجم صياغة الكشوف المالية نفسها بتنسيق XBRL. بعد ذلك يمكن تقديم هذه البيانات من خلال بوابة إلكترونية ("Digipoort"). وهذا يعني أن الشركة لن تضطر بالضرورة إلى شراء برنامج "متوافق مع SBR" على الفور. ستكون هذه الخدمة مؤقتة وستنتهي بعد خمس سنوات ، اعتبارًا من عام 2017. لا يوجد التزام للشركات الكبيرة وهياكل المجموعة المتوسطة الحجم بتقديم البيانات المالية من خلال SBR حتى الآن. وذلك لأن هذه الشركات يجب أن تتعامل مع مجموعة معقدة للغاية من المتطلبات. التوقعات هي أن هذه الشركات ستتاح لها الفرصة للاختيار بين الإيداع من خلال SBR أو الإيداع من خلال تنسيق أوروبي محدد من 2019 فصاعدًا.

لا قواعد بدون استثناءات

القاعدة لن تكون قاعدة إذا لم تكن هناك استثناءات. اثنان ، على وجه الدقة. القواعد الجديدة المتعلقة بإيداع البيانات المالية لا تنطبق على الكيانات القانونية والشركات التي لديها مكتب مسجل خارج هولندا ، والتي ، على أساس Handelsregisterbesluit 2008 (قرار السجل التجاري 2008) ، ملزمة بتقديم الوثائق المالية في الغرفة التجارية ، بقدر وشكل الكشف عن هذه المستندات في بلد المكتب المسجل. والاستثناء الثاني للمصدرين على النحو المحدد في المادة 1: 1 من Wft (قانون الإشراف المالي) والشركات التابعة للمصدر ، في حالة كونهم مصدرون أنفسهم. المصدر هو أي شخص يرغب في إصدار أوراق مالية أو ينوي إصدار أوراق مالية.

نقاط أخرى من الاهتمام

ومع ذلك ، هذا ليس كل شيء. تحتاج الكيانات القانونية نفسها إلى ملاحظة بعض الجوانب الإضافية ذات الأهمية. أحد هذه الجوانب هو حقيقة أن الكيان القانوني سيبقى مسؤولاً عن إيداع البيانات المالية التي تتوافق مع القانون. من بين أمور أخرى ، هذا يعني أن البيانات المالية يجب أن تكون قادرة على خلق مثل هذه البصيرة التي يمكن للمرء أن يقيم بما فيه الكفاية الوضع المالي للكيان القانوني. لذلك أنصح كل شركة بالتحقق بعناية من البيانات في البيانات المالية قبل إيداعها في جميع الأوقات. أخيرًا وليس آخرًا ، انتبه إلى حقيقة أن رفض تقديم البيانات بالطريقة المنصوص عليها ، سيشكل جريمة على أساس Wet op de Economische Delicten (قانون الجرائم الاقتصادية). وبدلاً من ذلك ، تم التأكيد على أن البيانات المالية التي تم إنشاؤها من خلال طريقة SBR ، يمكن استخدامها من قبل اجتماع المساهمين لوضع هذه البيانات. يمكن أن تخضع هذه الحسابات أيضًا للمراجعة من قبل محاسب وفقًا للمادة 2: 393 من القانون المدني الهولندي.

في الختام

مع تطبيق قانون التسجيل الإلكتروني في السجلات التجارية والقرار المرتبط به ، أظهرت الحكومة قطعة جميلة من التقدمية. ونتيجة لذلك ، سيصبح من الضروري للشركات الصغيرة والمتوسطة أن تقوم بإيداع البيانات المالية إلكترونياً من عامي 2016 و 2017 على التوالي ، ما لم تقع الشركة في نطاق أحد الاستثناءات. المزايا عديدة. ومع ذلك ، أنصح جميع الشركات بالحفاظ على ذكائها لأن المسؤولية النهائية لا تزال تقع على عاتق الشركات الملزمة بتقديم نفسها ، وكمدير للشركة ، فأنت بالتأكيد لا تريد أن تترك التعامل مع العواقب.

اتصل بنا

إذا كان لديك أي أسئلة أو تعليقات أخرى بعد قراءة هذه المقالة ، فلا تتردد في الاتصال بالسيد. مكسيم هوداك ، محامي في Law & More عبر maxim.hodak@lawandmore.nl أو السيد. توم ميفيس ، محامي في Law & More عبر tom.meevis@lawandmore.nl أو اتصل بنا على +31 (0) 40-3690680.