ملفات الموظفين: إلى متى يمكنك الاحتفاظ بالبيانات؟

ملفات الموظفين: إلى متى يمكنك الاحتفاظ بالبيانات؟

يعالج أصحاب العمل الكثير من البيانات عن موظفيهم بمرور الوقت. يتم تخزين كل هذه البيانات في ملف الموظفين. يحتوي هذا الملف على بيانات شخصية مهمة ، ولهذا السبب ، من الضروري أن يتم ذلك بشكل آمن وصحيح. ما هي المدة التي يُسمح فيها لأصحاب العمل (أو ، في بعض الحالات ، مطلوبون) بالاحتفاظ بهذه البيانات؟ في هذه المدونة ، يمكنك قراءة المزيد عن فترة الاحتفاظ القانونية بملفات الموظفين وكيفية التعامل معها.

ما هو ملف الموظفين؟

كما ذكر أعلاه ، غالبًا ما يتعين على صاحب العمل التعامل مع بيانات الموظفين الخاصة بموظفيه. يجب تخزين هذه البيانات بشكل صحيح ثم إتلافها. يتم ذلك من خلال ملف الموظفين. يتضمن ذلك اسم وعنوان الموظف (الموظفين) وعقود العمل وتقارير الأداء وما إلى ذلك. يجب أن تتوافق هذه البيانات مع المتطلبات التي تتبع لوائح AVG ، ويجب الاحتفاظ بها لفترة زمنية معينة.

(إذا كنت تريد معرفة ما إذا كان ملف الموظفين الخاص بك يفي بمتطلبات AVG ، تحقق من ملف الموظفين لدينا قائمة التحقق AVG هنا)

الاحتفاظ ببيانات الموظف

لا يعطي AVG فترات احتفاظ محددة بالبيانات الشخصية. لا توجد إجابة مباشرة لفترة الاحتفاظ بملف الموظفين ، حيث إنها تتكون من أنواع مختلفة من البيانات (الشخصية). تنطبق فترة احتفاظ مختلفة على كل فئة من فئات البيانات. كما أنه يؤثر على ما إذا كان الشخص لا يزال موظفًا أو ترك العمل.

فئات فترات الاستبقاء

كما هو مذكور أعلاه ، هناك فترات احتفاظ مختلفة تتعلق بالاحتفاظ بالبيانات الشخصية في ملف الموظفين. هناك معياران يجب مراعاتهما ، وهما ما إذا كان الموظف لا يزال يعمل أو ترك العمل. يوضح ما يلي متى يجب إتلاف بعض البيانات أو بالأحرى الاحتفاظ بها.

ملف الموظفين الحالي

لم يتم تحديد فترات استبقاء ثابتة للبيانات الواردة في ملف الموظفين الحالي للموظف الذي لا يزال يعمل. يفرض AVG فقط التزامًا على أصحاب العمل للحفاظ على "تحديث" ملفات الموظفين. هذا يعني أن صاحب العمل نفسه ملزم بتحديد موعد نهائي للمراجعة الدورية لملفات الموظفين وتدمير البيانات القديمة.

تفاصيل التطبيق

يجب التخلص من بيانات الطلب المتعلقة بمقدم الطلب الذي لم يتم تعيينه في غضون 4 أسابيع كحد أقصى بعد انتهاء إجراءات الطلب. تندرج البيانات مثل خطاب الدافع أو الطلب ، والسيرة الذاتية ، وبيان السلوك ، والمراسلات مع مقدم الطلب ضمن هذه الفئة. بموافقة مقدم الطلب ، يمكن الاحتفاظ بالبيانات لمدة عام تقريبًا.

عملية إعادة الدمج

عندما يكمل الموظف عملية إعادة الإدماج ويعود إلى وظيفته ، يتم تطبيق فترة استبقاء كحد أقصى لمدة عامين بعد الانتهاء من إعادة الإدماج. هناك استثناء لذلك عندما يكون صاحب العمل مؤمِّنًا ذاتيًا. في هذه الحالة ، تنطبق فترة الاحتفاظ 2 سنوات.

2 سنوات كحد أقصى بعد انتهاء الخدمة

بعد أن يترك الموظف العمل ، فإن الجزء الأكبر من البيانات (الشخصية) في ملف الموظفين يخضع لفترة احتفاظ تصل إلى عامين.

تشمل هذه الفئة:

  • عقود العمل وتعديلاتها.
  • المراسلات المتعلقة بالاستقالة ؛
  • تقارير التقييمات واستعراضات الأداء ؛
  • المراسلات المتعلقة بالترقية / التخفيض ؛
  • المراسلات بشأن المرض من UWV وطبيب الشركة ؛
  • التقارير المتعلقة بقانون تحسين برنامج حماية البوابة ؛
  • الاتفاقات الخاصة بعضوية مجلس الأشغال ؛
  • نسخة من الشهادة.

ما لا يقل عن 5 سنوات بعد انتهاء العمل

تخضع بعض بيانات ملفات الموظفين لفترة احتفاظ مدتها 5 سنوات. لذلك ، يلتزم صاحب العمل بالاحتفاظ بهذه البيانات لمدة 5 سنوات بعد ترك الموظف العمل. هذه هي البيانات التالية:

  • كشوف ضرائب الرواتب ؛
  • نسخة من وثيقة هوية الموظف ؛
  • البيانات العرقية والأصل ؛
  • البيانات المتعلقة بضرائب الرواتب.

لذلك يجب الاحتفاظ بهذه البيانات لمدة خمس سنوات على الأقل ، حتى لو تم استبدالها ببيانات جديدة في ملف الموظفين.

ما لا يقل عن 7 سنوات بعد انتهاء العمل

بعد ذلك ، يقع على صاحب العمل أيضًا ما يسمى "التزام الاحتفاظ بالضرائب". هذا يلزم صاحب العمل بالاحتفاظ بجميع السجلات الأساسية لمدة 7 سنوات. لذلك يشمل ذلك البيانات الأساسية وزينة الأجور وسجلات الرواتب واتفاقيات الرواتب.

فترة الاحتفاظ المنتهية؟

عند انتهاء فترة الحد الأقصى للاحتفاظ بالبيانات من ملف الموظفين ، لا يجوز لصاحب العمل استخدام البيانات بعد الآن. ثم يجب إتلاف هذه البيانات.

عندما تنتهي فترة الحد الأدنى للاحتفاظ ، صاحب العمل قد تدمير هذه البيانات. ينطبق استثناء عند انتهاء فترة الحد الأدنى للاحتفاظ ويطلب الموظف إتلاف البيانات.

هل لديك أسئلة حول فترات الاحتفاظ بملفات الموظفين أو فترات الاحتفاظ بالبيانات الأخرى؟ إذا كان الأمر كذلك ، يرجى الاتصال بنا. ملكنا محامون العمل سوف نكون سعداء لمساعدتك!

Law & More