قائمة مراجعة تنظيم بيانات ملف الموظف
كصاحب عمل ، من المهم تخزين بيانات موظفيك بشكل صحيح. عند القيام بذلك ، فإنك ملزم بالاحتفاظ بسجلات الموظفين الخاصة بالبيانات الشخصية للموظفين. عند تخزين مثل هذه البيانات ، يجب مراعاة اللائحة العامة لحماية البيانات لقانون الخصوصية (AVG) وقانون التنفيذ اللائحة العامة لحماية البيانات (UAVG). يفرض AVG التزامات على صاحب العمل فيما يتعلق بمعالجة البيانات الشخصية. من خلال قائمة التحقق هذه ، ستعرف ما إذا كانت ملفات الموظفين لديك تتوافق مع المتطلبات.
ما هي البيانات التي يمكن معالجتها في ملف الموظفين؟
القاعدة الرئيسية التي يتم اتباعها هي أنه يمكن تضمين البيانات الضرورية فقط لغرض ملف الموظفين: الأداء السليم لعقد العمل مع الموظف.
في أي حال ، سيتم الاحتفاظ بالبيانات الشخصية "العادية" مثل:
- اسم؛
- عنوان؛
- تاريخ الولادة؛
- نسخة من جواز السفر / بطاقة الهوية ؛
- رقم BSN
- عقد العمل الموقع بما في ذلك شروط وأحكام التوظيف والمرفقات ؛
- بيانات أداء الموظف وتطويره ، مثل تقارير التقييم.
قد يختار أصحاب العمل توسيع ملف الموظفين ليشمل بيانات أخرى مثل الملاحظات الشخصية لصاحب العمل ، وسجل التغيب ، والشكاوى ، والتحذيرات ، وسجلات المقابلات وما إلى ذلك.
بصفتك صاحب عمل ، من المهم تحديث هذه البيانات بانتظام لمتابعة صحتها ودقتها فيما يتعلق بفترات الاحتفاظ القانونية.
متى يمكن معالجة البيانات الشخصية "العادية" في ملف الموظفين؟
يجب على صاحب العمل أن يأخذ في الاعتبار متى وما هي البيانات الشخصية "العادية" التي يمكن تخزينها في ملف الموظفين. بموجب المادة 6 AVG ، يمكن لأصحاب العمل تخزين البيانات الشخصية "العادية" في ملف الموظفين من خلال 6 أسباب. تشمل هذه الأسباب:
- وافق الموظف على المعالجة ؛
- المعالجة ضرورية لتنفيذ اتفاقية الموظف (التوظيف) ؛
- المعالجة ضرورية بسبب الالتزام القانوني المفروض على صاحب العمل (مثل دفع الضرائب والاشتراكات) ؛
- المعالجة ضرورية لحماية المصالح الحيوية للموظف أو أي شخص طبيعي آخر (مثال يلعب عندما يكون الخطر الحاد وشيكًا ولكن الموظف غير قادر عقليًا على إعطاء الموافقة) ؛
- المعالجة ضرورية للمصلحة العامة / النظام العام ؛
- المعالجة ضرورية لتلبية المصالح المشروعة لصاحب العمل أو الطرف الثالث (باستثناء الحالات التي تفوق فيها مصالح الموظف المصالح المشروعة لصاحب العمل).
ما هي البيانات التي لا ينبغي معالجتها في ملف الموظفين؟
إلى جانب البيانات "العادية" المضمنة في الملف ، هناك أيضًا بيانات لا يجب تضمينها (عادةً) لأنها ذات طبيعة حساسة بشكل خاص. هذه هي البيانات "الخاصة" وتشمل:
- المعتقدات
- التوجه الجنسي ؛
- العرق أو العرق
- البيانات الطبية (بما في ذلك عندما يقدمها الموظف طواعية).
لا يجوز تخزين البيانات "الخاصة" إلا في إطار AVG في 10 استثناءات. الاستثناءات الثلاثة الرئيسية هي كما يلي:
- أعطى الموظف موافقة صريحة على المعالجة ؛
- أنت تعالج البيانات الشخصية التي كشفها الموظف نفسه عن قصد ؛
- المعالجة ضرورية لمصلحة عامة مهيمنة (يلزم وجود أساس قانوني هولندي لاستدعاء ذلك).
إجراءات أمن ملف الموظفين
من يحق له الاطلاع على ملف الموظفين؟
لا يجوز عرض ملف الموظفين إلا من قبل الأشخاص الذين يكون الوصول إليهم ضروريًا لأداء العمل. يشمل هؤلاء الأشخاص ، على سبيل المثال ، صاحب العمل وموظفي قسم الموارد البشرية. للموظف نفسه / نفسها أيضًا الحق في الاطلاع على ملف الموظفين وتعديل المعلومات غير الصحيحة.
متطلبات الأمان للملف
إلى جانب ذلك ، من المهم مراعاة أن AVG يفرض متطلبات على التخزين الرقمي أو الورقي لملفات الموظفين. بصفتك صاحب عمل ، فأنت ملزم باتخاذ تدابير لحماية خصوصية الموظف. لذلك يجب حماية الملف من الجرائم الإلكترونية أو الوصول غير المصرح به أو التعديل أو الحذف.
فترة الاحتفاظ بملف الموظفين
ينص AVG على أنه قد يتم الاحتفاظ بالبيانات الشخصية لفترة محدودة. تخضع بعض البيانات لفترة الاحتفاظ القانونية. بالنسبة للبيانات الأخرى ، يتعين على صاحب العمل تعيين حدود زمنية للمسح أو المراجعة الدورية لدقة البيانات. ينص AVG على أنه يجب اتخاذ تدابير معقولة لضمان الاحتفاظ بالبيانات غير الدقيقة في الملف.
هل تريد معرفة المزيد عن فترات الاحتفاظ بملف الموظفين؟ ثم اقرأ مدونتنا فترات الاحتفاظ بملف الموظف.
هل ملف الموظفين الخاص بك يلبي المتطلبات المذكورة أعلاه؟ ثم من المحتمل أن يكون متوافقًا مع AVG.
إذا كان لديك، بعد قراءة هذه المدونة، أسئلة أخرى حول ملف شخصي أو حول AVG، فيرجى تواصل معنا. لنا محامون العمل سوف نكون سعداء لمساعدتك!